Auf diese Weise entdecken Sie die geeignete Eventlocation

Ganz gleich, ob Hochzeitsfeier, Firmenfest oder Sommerparty: So eine Festlichkeit steht und fällt mit der Wahl der geeigneten Eventlocation. Diese muss nicht nur zum Motiv der Veranstaltung passen, sondern ebenso hinreichend Platz für die Teilnehmer bieten. Worauf bei der Wahl der geeigneten Eventlocation zu achten ist, erfahren Sie hier.

1. Thema der Festlichkeit

Um die ideale Eventlocation zu finden, kommt es im ersten Schritt auf die Art der Festlichkeit an. Bei der Auswahl der richtigen Hochzeitslocation achtet man schließlich auf andere Punkte, als bei der Suche nach einer Partylocation für die firmeninterne Sommerparty. Für den Fall, dass es ein Motto gibt, so müsste auch dieses zur Location passen.

Formulieren Sie am besten ganz genau, wie Ihre Feier aussehen soll. Für konventionelle Hochzeiten sind nach wie vor Festsäle in Hotels und Restaurants zweckmäßig. Wer es ein kleines bisschen pompöser möchte, der kann eventuell auch ein Schloss oder eine Burg mieten. Als trendige Eventlocations im Industrie-Stil, sind sogenannte Off-Locations immer begehrter. Dabei handelt es sich um leerstehende Industriehallen, Lofts oder auch Outdoor-Locations.

Solche besonderen Locations bleiben den Veranstaltungsteilnehmern mit Garantie ewig im Gedächtnis. Die passende Eventlocation sollte natürlich nicht nur zum Thema der Feier passen, sondern noch weitere Bedingungen erfüllen.

2. Umfang der Festlichkeit

Es macht einen Unterschied, ob man mit 20, 70 oder 300 Partygästen feiert. Die Teilnehmerzahl ist bei der Wahl der Eventlocation daher mit am wichtigsten. Wieviel Platz Sie am Ende brauchen, hängt darüber hinaus von der Art und der Konzeption der Feier ab.

Soll es beispielsweise ein gesetztes Menü oder Buffet geben, demzufolge benötigt man die entsprechende Fläche für Tische und Bestuhlung. Auch für den organisierten Stehempfang, ein Bühnenprogramm oder eine Tanzparty müsste ausreichend Fläche vorhanden sein. Kompetente Partyveranstalter kennen sich aus und können Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

3. Vorhandene Veranstaltungstechnik

Ein nicht weniger wichtiger Punkt ist die Technik. Checken Sie unbedingt bereits bei der Begehung, ob die Räumlichkeit Ihrer Wahl über die technische Ausstattung verfügt, die Sie brauchen. Hierzu gehören Lichtanlagen, Beamer, Stromanschlüsse, Tonanlagen, WiFi sowie vieles mehr. Etliches können Sie natürlich auch dazu mieten, doch wenn es bereits vorhanden ist, sparen Sie direkt Zeit und oft auch Geld.

4. Catering in der Räumlichkeit

Wenn Sie Ihren Gästen Speisen und Drinks bereitstellen möchten, brauchen Sie ein Catering. Ein paar Eventlocations haben mit gewissen Caterern Verträge abgeschlossen oder bieten ihr eigenes Catering an. In diesem  Fall sind Sie ein kleines bisschen begrenzt, falls Sie einen externen Caterer engagieren möchten. Dafür brauchen Sie nicht extra ein Catering Unternehmen suchen.

Ansonsten können Sie einen externen Caterer engagieren. Jener braucht unter Umständen Kühlmöglichkeiten, Räumlichkeiten für die Lagerung der Speisen und genügend Platz zum Aufbau des Equipments. Daher sollte auch dieser Punkt unbedingt bei der Wahl der Eventlocation geklärt und beachtet werden.

5. Sicherheit der Eventlocation

Auch der Sicherheitsaspekt darf nicht außer Acht gelassen werden, da die Sicherheit Ihrer Gäste und des Personals sollte immer im Mittelpunkt stehen. Informieren Sie sich aus diesem Grund, wo sich die Fluchttüren, -wege und Feuerlöscher befinden,bzw. ob es eine Notbeleuchtung gibt und wo sich der Erste-Hilfe-Kasten befindet.

Eigentlich sollte aber jede Eventlocation in Deutschland die gesetzlichen Vorschriften gemäß der Sicherheit erfüllen. Achten Sie vor allem darauf, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht versperrt oder verstellt werden, genügend markiert sind und auch die Feuerlöscher gut erreichbar, nicht abgelaufen und in entsprechender Zahl verfügbar sind.

6. Inventar in der Eventlocation

Wenn es um die Einrichtung der Location geht, so bieten die Mehrzahl der  Eventlocation s eine Grundausstattung an. Ergänzende Möbel können häufig gegen eine Gebühr dazu gemietet werden. Doch wie gut oder schlecht eingerichtet eine Lokalität ist, variiert stark. Überdenken Sie am besten schon vor der Begehung, welche Art von Mobiliar Sie benötigen und wie viele Gäste geladen werden.

In jedem Fall müssten genug Sitzmöglichkeiten für Ihre Gäste verfügbar sein. Daneben brauchen Sie möglicherweise (Steh-)Tische oder auch eine Garderobe für Jacken und Mäntel - insbesondere, wenn Sie im Herbst oder Winter feiern. Halten Sie vorher am besten alle Details fest.

7. Budget und versteckte Kosten

Die optimale Eventlocation sollte natürlich auch in Ihr Budget passen - und darauf sollten Sie von Anfang an achten. Übersehen Sie aber nicht, dass bei einer Anmietung zusätzliche Kosten entstehen können. Klären Sie daher auf jeden Fall vorher ab, ob Elektrizität, Heizungsanlage, Abfallbeseitigung und die Endreinigung in der Miete inbegriffen sind. Treffen Sie allgemein immer klare Absprachen über die Preise und fragen Sie besser einige Male mehr nach, damit Sie am Ende keine böse Überraschung erwartet.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Empfehlungen bei der Suche Ihrer Eventlocation hilfreich sind. Die Suche ist sicher immer ein klein bisschen mühsam, doch mit einer optimalen Planung und etwas Zeit finden Sie ganz bestimmt die ideale Eventlocation für Ihre Feier.